Se es bien sabido que, al necesitar hacer uso de un documento nacional en territorio internacional y que este posea el mismo reconocimiento en el extranjero, se hace uso del mecanismo de Apostille con el fin de su uso en el exterior. Este existe gracias al Convenio de la Haya No. XII del 5 de octubre de 1961, el cual otorga mayor facilidad a la hora de probar la validez de un documento ante todo país que haya reconocido previamente este Convenio.
Sin embargo, esta facilidad se ve suprimida cuando el país receptor del documento no ha reconocido dicho Convenio, causando que un documento apostillado no tenga ninguna valor o eficacia para dicho Estado. Para ello, es necesario iniciar una cadena de legalización con el fin de certificar la autenticidad del documento a usar. Cabe aclarar que, en parte, el procedimiento dependerá de los requisitos que establezca la embajada del país al cual se desee enviar la documentación legalizada. Para el caso y grosso modo, el procedimiento es el siguiente:
- Inicialmente, el documento debe ser legalizado ante la Cancillería de Colombia. Este proceso puede realizarse ante la página web de la misma, la cual solicitará subir el documento que se pretenda legalizar y posteriormente realizar el respectivo pago para tal procedimiento. Dependiendo del documento a legalizar, esta diligencia puede tomar entre uno a cuatro días, aproximadamente.
- Es de resaltar y ligado con el anterior ítem, que si el documento que se desea legalizar es uno expedido ante Cámara de Comercio como por ejemplo, el certificado de existencia y representación legal de una persona jurídica, la página de Cancillería solicitará junto con el documento, un código de validación el cual es dado por la Superintendencia de Industria y Comercio (o SIC). Para ello, en la página web de la SIC, abriremos nuestra cuenta y solicitaremos un certificado de firma de funcionario. Para este paso es indispensable hacer clic en la opción en la cual solicitamos también el apostille del mismo; esto permitirá que el certificado, que será entregado vía electrónica por la SIC el mismo día en que se solicite, traiga consigo el código de validación, el cual posteriormente usaremos para legalizar nuestro documento ante la página web de Cancillería.
- Posteriormente, el documento, previamente legalizado ante Cancillería, deberá ser remitido ante la embajada del país destino del documento. Este paso dependerá de los requisitos que imponga dicha embajada para el proceso de legalización. Aún dentro de las precauciones a tomar debido al COVID-19, es aconsejable comunicarse previamente con la embajada, pues, algunas disponen que el trámite debe ser realizado de manera presencial en la sede que estos dispongan.
- Una vez el documento sea legalizado ante la embajada del país destino, este deberá ser remitido ante el ministerio de relaciones exteriores del país en el que se pretenda hacer uso del documento, con el fin de autenticar la cadena de legalización. Culminada esta etapa, el documento será apto para ser usado en el país destino.
Aunque el propósito del presente artículo es el de orientar al lector acerca del proceso de legalización entre Colombia y países que no han avalado el Convenio de la Haya, lo cierto es que cabe mencionar la preocupante forma en la cual la Cancillería colombiana asume su rol en este tipo de procedimientos, más aún cuando esta es una piedra angular en la cadena de legalización, pues, es plausible que algunos documentos que se deseen legalizar no guarden los requisitos necesarios para ser admitidos para el trámite ante cancillería, por lo que en este tipo de casos es importante la comunicación con estos últimos, con el fin de garantizar al usuario una mayor agilidad en este tipo de procedimientos. Agilidad que en muchas ocasiones se ve afectada debido a la falta de atención por parte de la Cancillería colombiana frente a los distintos usuarios que desean aclarar sus dudas; llegando a escenarios en donde plataformas tales como la línea telefónica o el chat proporcionado por el mismo en su sitio web, no brindan respuesta alguna a quien lo necesita. Esto puede ser debido a problemas en la plataforma o a una gran demanda en los servicios de Cancillería, entorpeciendo las demás funciones de la misma.
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Sobre el autor:
Samuel Fuentes es abogado, hace parte del equipo de Gestiones Empresariales López & James Bogotá y se especializa en las áreas de Derechos Humanos y Derecho Penal.
Bogotá D.C. julio 7 de 2020.